Zodra je een btw-nummer hebt, moet je btw-aangifte doen bij de Belastingdienst. Dat geldt voor vrijwel elke zzp'er en elk mkb-bedrijf, of je nu net bent gestart of al jaren onderneemt. Je geeft door hoeveel btw je bij klanten in rekening hebt gebracht en hoeveel je zelf hebt betaald aan andere ondernemers. Het verschil maak je over, of je krijgt geld terug.
Veel ondernemers vinden dit een van de vervelendste klussen van het ondernemerschap. Niet omdat de regels ingewikkeld hoeven te zijn, maar omdat het lastig is om overzicht te houden: welke facturen tellen mee, welk tarief hoort erbij, en wanneer moet het precies binnen zijn.
Wie moet btw-aangifte doen?
Iedereen met een geldig btw-nummer is verplicht om aangifte te doen, ook als je in een bepaalde periode niets hebt gefactureerd. In dat geval doe je een nihilaangifte: je geeft simpelweg aan dat er niets te melden is. Overslaan is geen optie, ook een nihilaangifte moet op tijd binnen zijn.
Ben je vrijgesteld via de kleineondernemersregeling (KOR)? Dan hoef je meestal geen btw in rekening te brengen en dus ook geen aangifte te doen, maar check dit altijd voordat je ervan uitgaat.
Hoe werkt het proces?
In grote lijnen doorloop je steeds dezelfde stappen:
- Facturen verzamelen. Alle verkoopfacturen (btw die je hebt ontvangen) en inkoopfacturen (btw die je hebt betaald) van de aangifteperiode bij elkaar zoeken.
- Btw berekenen. Het verschil tussen ontvangen en betaalde btw bepaalt of je moet betalen of geld terugkrijgt.
- Indienen bij de Belastingdienst. Dit doe je digitaal via Mijn Belastingdienst Zakelijk, met eHerkenning of DigiD.
- Betalen of terugvragen. Na indienen volgt de betaling of, bij een negatief saldo, de teruggave.
De meeste ondernemers doen dit per kwartaal, maar afhankelijk van je situatie kan de Belastingdienst ook een maand- of jaaraangifte opleggen.
De meest gemaakte fouten
We zien bij nieuwe klanten vaak dezelfde valkuilen terugkomen:
- Deadlines missen. Ook een paar dagen te laat kan al een boete opleveren, zelfs bij een nihilaangifte.
- Het verkeerde btw-tarief gebruiken. Niet elk product of elke dienst valt onder hetzelfde tarief, en dat verschil is niet altijd logisch te raden.
- Btw verleggen vergeten. Bij bepaalde diensten aan buitenlandse klanten werkt de aangifte anders dan de meeste ondernemers verwachten.
- Aftrekbare btw over het hoofd zien. Btw die je had kunnen terugvragen over zakelijke kosten, blijft onnodig liggen.
Het gevolg is steeds hetzelfde: boetes, extra gedoe met correcties, en het knagende gevoel dat je iets mist. Terwijl dit allemaal te voorkomen is met de juiste ondersteuning.
Zo pakt Sophy &Co. het voor je op
Bij Sophy &Co. hoef je hier niet meer wakker van te liggen. Deel je inkoop- en verkoopfacturen met ons, meer hoef je niet te doen. Wij verzorgen de rest, van de berekening tot de tijdige indiening bij de Belastingdienst.
Kathie, kapster en klant van Sophy &Co., vertelt: "Ik vertrouw alles rondom mijn boekhouding volledig aan Sophy &Co. toe. Ik zou niet meer weten hoe ik het zonder hen moest doen." Dat is precies waarom we bestaan: de wereld van btw-regels en deadlines is voor veel ondernemers best intimiderend. Bij ons hoeft dat niet zo te voelen. Jij onderneemt, wij doen je cijfers.
Onze klanten besparen gemiddeld tot 10 uur per maand aan administratie, tijd die je weer in je bedrijf kunt steken. Dat voor een vast bedrag per maand, maandelijks opzegbaar, zonder verrassingen achteraf. Onze eigen systemen houden de kosten laag en geven je boekhouder meer tijd voor jou, dus je krijgt de service die je bij een traditionele boekhouder mist, voor ongeveer 60% van de prijs.
Nooit meer zelf btw-aangifte doen?
Benieuwd wat Sophy &Co. voor jouw onderneming kan betekenen? Bekijk onze diensten en tarieven, lees hoe het werkt of ontdek wie we zijn. Vragen? Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Meer weten over de officiële regels? Kijk op de website van de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel.