Een goede administratie voor aannemers en onderhoudsbedrijven ziet er anders uit dan die van een zzp'er die alleen zijn eigen uren factureert. Zodra er meerdere projecten tegelijk lopen, materiaal wordt ingekocht en er personeel of onderaannemers meewerken, moet je boekhouding structuur bieden die een simpel lijstje bonnetjes niet biedt. Hieronder staan de bouwstenen die dat verschil maken, een rekenvoorbeeld van wat er misgaat zonder die structuur, en de vragen die hierover het vaakst terugkomen.
De vijf bouwstenen van een kloppende administratie voor aannemers en onderhoudsbedrijven
- Registratie per project. Elk project krijgt zijn eigen kostenplaats, zodat je op elk moment kunt zien wat een klus aan materiaal, uren en onderaanneming heeft gekost, in plaats van dat alles in één grote pot omzet en kosten verdwijnt.
- G-rekening en ketenaansprakelijkheid. Werk je met onderaannemers in de bouw, dan kun je als hoofdaannemer aansprakelijk worden gesteld als zij loonheffing of sociale premies niet afdragen. Een g-rekening, een geblokkeerde rekening waarmee je rechtstreeks aan de Belastingdienst betaalt, beperkt dat risico aanzienlijk.
- Materiaal- en voorraadregistratie. Verf, hout, tegels, bevestigingsmateriaal: koop je dat in voordat je het doorberekent aan een klant, dan moet je bijhouden wat waar naartoe gaat, anders verdwijnt het verschil tussen inkoop en verkoop in de kosten in plaats van in de winst van dat specifieke project.
- Urenregistratie van je personeel. Zodra je medewerkers op meerdere klussen worden ingezet, heb je per project inzicht nodig in wie waar hoeveel uur heeft gewerkt, zowel voor je nacalculatie als voor de loonadministratie.
- Facturering per fase of termijn. Bij grotere klussen werk je vaak met termijnfacturen, bijvoorbeeld bij start, halverwege en bij afronding. Dat voorkomt dat je maandenlang voorfinanciert en geeft tegelijk een realistisch beeld van je omzet per periode.
Waarom dit sneller misgaat dan bij een zzp'er zonder personeel
Een zzp'er zonder personeel heeft doorgaans één werkstroom: uren maken, factureren, klaar. Zodra er een team, meerdere lopende projecten en onderaannemers bijkomen, lopen die werkstromen door elkaar, en precies daar ontstaan de meeste fouten. Materiaal van project A wordt geboekt op project B, een onderaannemer stuurt een factuur zonder btw-verlegging terwijl dat wel had gemoeten, of niemand merkt op tijd dat een project qua uren veel duurder uitpakt dan begroot. Voor de regels rond ketenaansprakelijkheid en de g-rekening is de Belastingdienst de bron die je raadpleegt bij twijfel over jouw specifieke situatie, en voor de praktische kant van werken met onderaannemers is de KVK een goed startpunt.
Een rekenvoorbeeld: twee ploegen, twee projecten
Een onderhoudsbedrijf met twee ploegen werkt tegelijk aan twee klussen van ieder ongeveer €18.000 aan materiaal en uren. Zonder registratie per project belanden de bonnetjes van de bouwmarkt voor klus A regelmatig in dezelfde bak als die van klus B. Aan het einde van het kwartaal blijkt dat voor €1.200 aan materiaal verkeerd is toegerekend: klus A lijkt daardoor minder winstgevend dan hij was, en klus B juist beter. Dat vertekende beeld maakt het onmogelijk om te zien welk type klus nu eigenlijk loont, en dat is precies de informatie die je nodig hebt om je volgende offerte scherp te prijzen.
Veelgestelde vragen
Heb ik een g-rekening nodig als ik met onderaannemers werk? Verplicht is het niet, maar zonder g-rekening loop je als hoofdaannemer het risico dat je aansprakelijk wordt gesteld als een onderaannemer zijn loonheffing niet afdraagt. Met een g-rekening beperk je dat risico aanzienlijk.
Hoe registreer ik materiaalkosten het beste als ik op meerdere projecten tegelijk werk? Koppel elke inkoopfactuur direct aan een projectcode, bij voorkeur op het moment van inboeken en niet achteraf. Achteraf uitzoeken welk bonnetje bij welke klus hoorde, is waar de meeste fouten ontstaan.
Is de administratie voor een onderhoudsbedrijf met vaste onderhoudscontracten anders dan voor een aannemer met losse klussen? Grotendeels wel. Bij vaste contracten draait het meer om periodieke facturering en het bijhouden van gemaakte uren per contract, terwijl een aannemer met losse klussen vooral per project moet afrekenen zodra de klus klaar is.
Zo pakt Sophy &Co. dit voor je aan
Bij Sophy &Co. richten we je administratie zo in dat projecten, materiaal en personeel niet meer door elkaar lopen. Je deelt je inkoop- en verkoopfacturen met ons, wij zorgen dat ze op de juiste projectcode en btw-behandeling terechtkomen, inclusief de g-rekening en ketenaansprakelijkheid als je met onderaannemers werkt. Dat kan tegen een scherper tarief dan bij een traditioneel kantoor, mede doordat we intern software gebruiken die het overtypen en uitzoeken van bonnetjes uit handen neemt, zodat jouw vaste boekhouder meer tijd overhoudt voor de dingen die er echt toe doen.
Meer weten?
Bekijk onze boekhouding voor bouw en onderhoud, lees wat een g-rekening in de bouw precies inhoudt, of vergelijk je situatie met die van een zzp'er zonder personeel in de bouw. Groeit je bedrijf naar personeel toe, dan is ook wat een boekhouder voor een klusbedrijf kost de moeite waard. Bekijk onze tarieven of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek over jouw situatie.