Verkoop je via een eigen webshop, dan krijg je sneller met btw te maken dan je misschien verwacht: niet pas bij je eerste grote bestelling, maar al vanaf het moment dat je structureel omzet draait. De btw webshop-regels zijn in de kern niet ingewikkelder dan bij een fysieke winkel, maar een paar onderdelen, zoals het tarief per productcategorie, verzendkosten en de grens voor verkoop over de grens, zorgen vaak voor verwarring.
Welk btw-tarief gebruik je voor je webshop?
Het tarief hangt af van wat je verkoopt, niet van het feit dat je online verkoopt. De meeste webshops werken met één van deze situaties:
| Wat verkoop je? | Btw-tarief |
|---|---|
| Kleding, elektronica, meubels, cosmetica (standaardgoederen) | 21% |
| Boeken, tijdschriften, bepaalde voedingsmiddelen | 9% |
| Verkoop aan een buitenlandse ondernemer (B2B, binnen de EU) | 0%, met verlegging naar de klant |
| Digitale producten (e-books, software, online cursussen) aan EU-consumenten | Btw-tarief van het land van de klant |
Verkoop je een mix van producten uit verschillende categorieën, dan boek je elke regel op de bon tegen het bijbehorende tarief. Eén gemiddeld tarief voor de hele bestelling berekenen is niet toegestaan.
Vanaf wanneer moet je btw aangifte doen voor je webshop?
Zodra je een webshop start en omzet maakt, ben je in de basis btw-plichtig. De enige uitzondering is de kleineondernemersregeling (KOR): blijft je omzet onder de €20.000 per jaar, dan kun je kiezen voor vrijstelling van btw. Je rekent dan geen btw aan je klanten, maar kunt ook geen btw op je inkopen terugvragen, wat bij een webshop met veel voorraadaankopen en advertentiekosten vaak minder gunstig uitpakt dan gewoon btw-plichtig blijven.
Kies je niet voor de KOR of groei je eroverheen, dan doe je standaard elk kwartaal aangifte. Dat betekent: btw bijhouden vanaf de eerste verkoop, ook als je nog aan het testen bent of pas een paar bestellingen per week hebt.
Btw op verzendkosten en verpakking
Verzendkosten die je aan de klant doorberekent, volgen hetzelfde btw-tarief als het product zelf. Verstuur je een boek (9%) met €4,95 verzendkosten, dan reken je ook 9% over die verzendkosten, niet het standaardtarief van 21%. Bij een gemengde bestelling (een trui en een boek in dezelfde zending) splits je de verzendkosten naar verhouding over beide tarieven, of je gebruikt een redelijke, consistente verdeelsleutel als een exacte splitsing niet praktisch is.
Verpakkingsmateriaal dat je los doorberekent, zoals een cadeauverpakking tegen meerprijs, is een aparte prestatie en volgt zijn eigen tarief (meestal 21%).
Verkoop je ook aan klanten in andere EU-landen?
Zodra je buiten Nederland aan consumenten in de EU verkoopt, komt er een extra laag bij: de drempel van €10.000 voor al je grensoverschrijdende verkopen samen. Blijf je daaronder, dan reken je gewoon Nederlandse btw. Kom je eroverheen, dan moet je in principe btw van het land van je klant gaan rekenen, wat je via de OSS-regeling (One Stop Shop) in één aangifte bij de Nederlandse Belastingdienst kunt afhandelen in plaats van je in elk land apart te registreren. We gaan in OSS-regeling en de Belastingdienst: wat webshops moeten weten dieper in op hoe die regeling precies werkt.
Een rekenvoorbeeld: een maand btw voor een webshop met gemengd assortiment
Stel, je webshop verkoopt in een maand voor €4.000 aan kleding (21%) en €800 aan boeken (9%), allebei exclusief btw aan de klant getoond:
- Btw over kleding: €4.000 × 21% = €840
- Btw over boeken: €800 × 9% = €72
- Totale btw die je int bij klanten: €912
Diezelfde maand koop je voor €1.500 aan nieuwe voorraad in (21% btw, dus €315 voorbelasting) en betaal je €200 aan advertentiekosten (21% btw, €42 voorbelasting).
- Totale voorbelasting: €357
- Af te dragen btw: €912 − €357 = €555
Dit bedrag draag je af bij je eerstvolgende btw-aangifte. Hou per verkoopkanaal en per tariefgroep een duidelijk overzicht bij, dan is dit rekenwerk aan het einde van het kwartaal een kwestie van optellen in plaats van alles achteraf uitzoeken.
Veelgestelde vragen
Moet ik btw rekenen als ik onder de KOR val? Nee, bij de KOR reken je geen btw aan je klanten en vermeld je dat ook niet op je facturen. Je kunt dan wel geen btw op je eigen inkopen terugvragen.
Wat als ik per ongeluk het verkeerde tarief heb gebruikt? Herstel dit zo snel mogelijk met een suppletie-aangifte. Hoe langer je wacht, hoe lastiger het wordt om het verschil nog te herleiden naar de juiste bestellingen.
Moet ik apart factureren aan buitenlandse klanten? Voor consumenten in de EU verandert er aan de factuur zelf weinig, wel aan het btw-tarief zodra je over de €10.000-drempel heen bent. Verkoop je aan een buitenlandse ondernemer, dan vermeld je diens btw-nummer en pas je de verleggingsregeling toe.
Telt verzonden maar nog niet betaalde omzet al mee? Voor de btw-aangifte gaat het om het moment van de levering of de factuurdatum, niet om wanneer het geld daadwerkelijk binnenkomt.
Zo houden wij dit voor je bij
Bij webshops die bij ons binnenkomen, zien we vaak dat het tarief per productcategorie wel goed staat, maar dat verzendkosten of een los verpakkingsproduct een eigen leven zijn gaan leiden, vaak nog tegen het verkeerde tarief uit een eerdere instelling van het kassasysteem. Wij koppelen rechtstreeks met je webshop en betaalprovider, checken per kwartaal of de tarieven nog kloppen en zorgen dat je btw-aangifte aansluit bij wat er daadwerkelijk is verkocht. Jij deelt je verkoop- en inkoopgegevens met ons, meer hoef je niet te doen.
Twijfel je of jouw webshop goed staat ingericht voor de btw, plan een gesprek en we kijken met je mee. Benieuwd wat we voor je kunnen doen? Bekijk onze boekhouding voor e-commerce of onze prijzen.