Heb je een eigen webshop, dan lijkt e-commerce boekhouding in eerste instantie op een gewone administratie: facturen erin, facturen eruit. In de praktijk komt er meer bij kijken, want een webshop verkoopt vaak uit voorraad, ontvangt betalingen via een betaalprovider in plaats van rechtstreeks, en soms via meerdere kanalen tegelijk. Elk van die drie punten kan je btw-aangifte en je winstberekening laten kloppen of juist niet.
Wat maakt e commerce boekhouding anders?
Kort samengevat komt e-commerce boekhouding neer op drie extra aandachtspunten die een dienstverlener zonder voorraad niet heeft:
- Voorraadwaardering: wat je inkoopt is nog geen kostenpost totdat het verkocht is.
- Betaalproviders: Mollie, Stripe of PayPal storten een verzamelbedrag, niet per losse verkoop.
- Meerdere verkoopkanalen: eigen site, social commerce en eventueel een marktplaats naast elkaar.
Voorraad en inkoopwaarde bepalen je werkelijke winst
Koop je 100 stuks in en verkoop je er deze maand 40, dan zijn niet de kosten van alle 100 stuks je kostenpost, maar alleen de inkoopwaarde van de 40 verkochte exemplaren. De overige 60 staan als voorraad op je balans, niet in je resultatenrekening. Boek je de volledige inkoopfactuur in één keer als kosten, dan lijkt je winst in de inkoopmaand veel lager dan die werkelijk is, en in de verkoopmaanden juist te hoog. Voor de btw maakt dit niets uit, die trek je gewoon af op het moment van de inkoopfactuur, maar voor een kloppende winst- en verliesrekening en jaarrekening is een actueel voorraadoverzicht onmisbaar.
Betaalproviders: bruto omzet versus wat er binnenkomt
Waar een marktplaats zoals bol.com of Amazon commissie en fulfilmentkosten inhoudt voordat er wordt uitbetaald, werkt een betaalprovider bij een eigen webshop net weer anders: Mollie, Stripe of PayPal betalen meestal per dag of per week een verzamelbedrag uit, verminderd met transactiekosten per betaling. Boek je alleen dat ene bedrag dat op je bankrekening verschijnt, dan mis je de aparte transactiekosten als kostenpost én tel je mogelijk terugbetalingen dubbel of helemaal niet. Neem daarom het overzicht uit het dashboard van je betaalprovider over, niet alleen het bankafschrift.
Eén boekhouding voor meerdere verkoopkanalen
Verkoop je naast je eigen site ook via Instagram Shopping, een pop-up of een marktplaats, dan is de verleiding groot om elk kanaal apart bij te houden en pas achteraf op te tellen. Dat werkt tot het moment dat een klant retourneert via een ander kanaal dan waar hij kocht, of tot je aan het einde van het kwartaal moet uitzoeken hoeveel btw je per kanaal al hebt afgedragen. Werk in plaats daarvan met één omzetadministratie waarin elk kanaal een eigen kolom of kostenplaats krijgt, zodat je altijd per kanaal en in totaal kunt rapporteren.
Een rekenvoorbeeld: van betaalprovider-overzicht naar boeking
| Onderdeel | Bedrag |
|---|---|
| Bruto verkopen deze week via Mollie | €2.600 |
| Transactiekosten (circa 1,5% + vast bedrag per betaling) | - €58 |
| Terugbetaalde bestellingen | - €120 |
| Netto bijschrijving op je bankrekening | €2.422 |
De €2.600 bruto is je omzet voor de btw-aangifte, niet de €2.422 die uiteindelijk op je rekening staat. De transactiekosten boek je apart als zakelijke kosten, de terugbetalingen verlaag je in de periode waarin de terugbetaling plaatsvond, niet in de periode van de oorspronkelijke verkoop.
Veelgestelde vragen
Moet ik btw afdragen over verzendkosten die ik aan klanten doorbereken? Ja, verzendkosten die je als webshop aan de klant doorberekent, delen in het btw-tarief van het product dat je verstuurt. Verkoop je overwegend producten met het lage tarief, dan geldt dat lage tarief ook voor de verzendkosten in die bestelling.
Hoe boek ik voorraad die aan het einde van het boekjaar nog niet verkocht is? Die voorraad waardeer je tegen inkoopprijs (of lagere marktwaarde bij veroudering) en zet je als bezit op je balans. De kosten daarvan komen pas in een volgend boekjaar, op het moment dat je die voorraad daadwerkelijk verkoopt.
Werkt e-commerce boekhouding anders als ik ook internationaal verkoop? Verkoop je vanuit je webshop ook aan consumenten in andere EU-landen, dan komt de OSS-regeling in beeld zodra je de gezamenlijke drempel van €10.000 per jaar overschrijdt. Check dat apart met onze OSS-drempelcheck, dat staat los van de voorraad- en betaalproviderpunten hierboven.
Zo houden wij dit voor je bij
Bij Sophy &Co. zetten we voorraad, betaalprovider-overzichten en je verkoopkanalen om in een boekhouding die klopt, ook als je via meerdere kanalen tegelijk verkoopt. Deel je inkoopfacturen en de overzichten uit je betaalprovider met ons, meer hoef je niet te doen, wij houden de rest in de gaten. Voor een vast bedrag per maand, maandelijks opzegbaar. Onze eigen systemen houden de kosten laag, zodat je boekhouder meer tijd overhoudt voor jouw dossier in plaats van voor handmatige invoer.
Bekijk onze boekhouding voor e-commerce, lees hoe het werkt bij verkopen via bol.com of Amazon, of bekijk onze tarieven. Twijfel je over jouw situatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Meer weten over de officiële regels? Kijk op de website van de Belastingdienst over btw en e-commerce, of raadpleeg de Kamer van Koophandel voor de basisregels rond administratie en boekhouding.