Je hebt besloten dat je voor jezelf begint. Voordat je een factuur mag sturen, moet je eerst langs de Kamer van Koophandel: zonder KVK-inschrijving besta je voor de Belastingdienst en je klanten officieel nog niet als ondernemer. Dat klinkt formeler dan het is. Dit artikel loopt het hele proces met je door, van het online formulier tot het moment dat je btw-nummer op de mat valt, zodat je precies weet wat je wanneer moet regelen.
KVK inschrijven als zzp: in 5 stappen
| Stap | Wat je doet |
|---|---|
| 1 | Kies de rechtsvorm eenmanszaak en vul het online formulier in met DigiD |
| 2 | Kies je SBI-code(s), bedrijfsnaam en vestigingsadres |
| 3 | Maak online een afspraak op een KVK-kantoor (tot 8 weken vooruit te plannen) |
| 4 | Rond je inschrijving af op locatie: neem een geldig ID mee en betaal € 85,15 |
| 5 | Je ontvangt direct je KVK-nummer; je btw-nummer volgt binnen een paar weken via de Belastingdienst |
De eerste stap doe je vanuit huis en kost ongeveer een kwartier. Voor de laatste stap moet je fysiek langs, dat is (nog) niet volledig digitaal te regelen.
Wat heb je nodig voordat je begint
Zorg dat je deze dingen paraat hebt voor je aan het formulier begint:
- DigiD om in te loggen bij het online inschrijfformulier
- Een vestigingsadres, dat kan gewoon je huisadres zijn als je vanuit huis werkt
- Een bedrijfsnaam, al mag je die later nog aanpassen
- Een of meerdere SBI-codes die passen bij wat je gaat doen. Twijfel je tussen twee activiteiten, geef dan gerust beide op: je hoofdactiviteit en een nevenactiviteit
- Een geldig identiteitsbewijs (paspoort, ID-kaart of verblijfsdocument) voor de afspraak op locatie. Een rijbewijs wordt niet geaccepteerd
Twijfel je nog tussen een eenmanszaak en een BV? Doe eerst de gratis BV of eenmanszaak-check: voor de meeste startende zzp'ers is een eenmanszaak de logische keuze, maar het is prettig om dat vooraf even te bevestigen in plaats van er halverwege je inschrijving achter te komen.
Wat kost inschrijven bij de KVK
Je betaalt eenmalig € 85,15 inschrijfvergoeding, te voldoen met pinpas op het KVK-kantoor. Dat bedrag is fiscaal aftrekbaar als je eerste zakelijke kosten. Er zijn geen jaarlijkse kosten aan je KVK-inschrijving zelf verbonden: je betaalt dit bedrag maar één keer.
Wat gebeurt er na je inschrijving
Zodra je bent ingeschreven, gaat het meeste vanzelf:
- Je krijgt direct je KVK-nummer mee bij het afronden van de inschrijving.
- De KVK geeft je gegevens automatisch door aan de Belastingdienst. Je hoeft je daar dus niet apart aan te melden.
- Binnen ongeveer tien werkdagen laat de Belastingdienst weten of je btw-ondernemer bent, en volgt meestal binnen twee tot vier weken je btw-nummer per brief of via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Let op het onderscheid tussen je btw-id (voor op je facturen) en je omzetbelastingnummer (voor je btw-aangifte): je krijgt beide, maar gebruikt ze voor iets anders.
Als eenmanszaak hoef je overigens niets te regelen in het UBO-register: die verplichting geldt alleen voor rechtspersonen zoals een BV of stichting, niet voor een eenmanszaak.
Veelgemaakte fouten bij de inschrijving
- De verkeerde SBI-code kiezen. Een te vage of onjuiste code kan later verwarring geven bij verzekeraars of vergunningaanvragen. Kies zo specifiek mogelijk voor wat je daadwerkelijk doet.
- Geen afspraak inplannen na het online formulier. Het formulier invullen is niet hetzelfde als ingeschreven staan: zonder afspraak op locatie ben je nog niet compleet.
- Denken dat de btw-aftrek meteen ingaat. Kosten die je vóór je inschrijving maakt, kun je vaak nog wel meenemen, maar bewaar alle bonnen en facturen vanaf het begin, ook de oudere.
- Wachten met je administratie tot na de eerste btw-aangifte. Begin vanaf dag één met het bijhouden van inkomsten en uitgaven, dat scheelt je later een hoop uitzoekwerk.
Veelgestelde vragen
Kan ik me volledig online inschrijven bij de KVK? Het formulier vul je online in met DigiD, maar voor eenmanszaken moet je de inschrijving nog afronden met een fysieke afspraak op een KVK-kantoor.
Hoeveel kost KVK inschrijven voor een zzp'er? Eenmalig € 85,15. Dit bedrag betaal je bij het afronden van je inschrijving en mag je aftrekken als zakelijke kosten.
Moet ik meteen na inschrijving btw-aangifte doen? Nee, je eerste aangifte volgt op basis van het tijdvak dat de Belastingdienst je toewijst, meestal per kwartaal. Je btw-nummer moet je wel eerst hebben voor je kunt factureren met btw.
Kan ik mijn bedrijfsnaam later nog wijzigen? Ja, dat kan via KVK, al is het prettiger om er in één keer uit te zijn zodat je die naam meteen overal consistent kunt gebruiken.
Hulp vanaf je eerste dag als ondernemer
De KVK-inschrijving is meestal het makkelijkste onderdeel. Waar startende zzp'ers vaker vastlopen, is alles wat daarna komt: welk btw-tijdvak geldt voor jou, welke kosten je mag aftrekken en hoe je een fatsoenlijke administratie opzet zonder dat het je avonden kost. Bij Sophy &Co. koppelen we je vanaf je eerste dag als ondernemer aan een vaste boekhouder, zodat je niet zelf hoeft uit te zoeken wat er allemaal bij komt kijken. Bekijk hoe dat werkt of lees meer over onze diensten voor starters.
Benieuwd wat een boekhouder kost als je net begint? We zetten de tarieven op een rij in wat kost een boekhouder voor een zzp'er. En twijfel je nog of je eigenlijk een boekhouder of een accountant nodig hebt, dat verschil leggen we uit in boekhouder of accountant: wat is het verschil.
Meer weten over de officiële inschrijfprocedure zelf? Kijk op de website van de KVK voor het actuele stappenplan, of check de exacte inschrijfvergoeding voor dit jaar. Voor meer uitleg over btw-nummers voor startende ondernemers kun je ook terecht op Ondernemersplein.