Je hoort overal dat je "gewoon een boekhouder moet nemen" zodra je als zzp'er start, maar wat doet een boekhouder precies de hele dag? Voor veel starters blijft dat vaag: is dat degene die je bonnetjes verwerkt, die je belastingaangifte doet, of allebei? Dat onduidelijke beeld maakt het lastig om te bepalen of je er zelf een nodig hebt, en wat je er dan eigenlijk voor betaalt. Hieronder staat precies welke taken een boekhouder op zich neemt, en welke keuzes bij jou blijven liggen.
In het kort: de taken van een boekhouder
| Taak | Wie doet dit meestal |
|---|---|
| Inkoop- en verkoopfacturen verwerken | Boekhouder |
| Btw-aangifte indienen | Boekhouder |
| Jaarstukken opstellen (balans, winst-en-verliesrekening) | Boekhouder |
| Aangifte inkomstenbelasting voorbereiden | Boekhouder |
| Fiscaal en financieel advies geven | Boekhouder (afhankelijk van pakket) |
| Zakelijke beslissingen nemen | Jijzelf |
| Facturen versturen naar klanten | Jijzelf, of uitbesteed als aparte dienst |
Wat doet een boekhouder in de praktijk?
Een boekhouder houdt je financiële administratie bij en zorgt dat die klopt met wat de Belastingdienst verwacht. In de praktijk valt dat uiteen in een paar terugkerende taken.
Facturen en bonnen verwerken. Elke inkomende en uitgaande factuur wordt geboekt: wie heeft wat gekocht of verkocht, voor welk bedrag, en in welke btw-categorie valt dat. Dit is het fundament waar alles verder op steunt.
Btw-aangifte. De meeste zzp'ers doen per kwartaal aangifte omzetbelasting. Een boekhouder telt de btw die je in rekening hebt gebracht en de btw die je zelf hebt betaald op zakelijke uitgaven bij elkaar op, en dient het saldo op tijd in.
Jaarstukken opstellen. Aan het eind van het boekjaar worden je balans en winst-en-verliesrekening samengesteld: wat je bezit en verschuldigd bent, tegenover wat je hebt verdiend en uitgegeven.
Aangifte inkomstenbelasting. De winst uit je jaarstukken vormt de basis voor je aangifte inkomstenbelasting, inclusief de aftrekposten waar je als ondernemer recht op hebt.
Advies. Sommige boekhouders, zeker bij een vast maandbedrag, denken ook mee: wanneer is een investering fiscaal slim te timen, welke rechtsvorm past bij je omzet, en welke aftrekpost mis je nog.
Wat een boekhouder niet voor je doet
Een boekhouder is niet hetzelfde als een accountant. Een accountant controleert en certificeert jaarrekeningen, wat vooral bij grotere bv's verplicht is; voor een eenmanszaak komt dat er in de praktijk zelden aan te pas. Een boekhouder is ook geen jurist: contracten opstellen of arbeidsrechtelijke geschillen horen daar niet bij. En hoewel een goede boekhouder meedenkt, blijft de knoop doorhakken (investeren, een medewerker aannemen, wel of niet overstappen naar een bv) altijd bij jou als ondernemer liggen.
Wanneer heb je er een nodig?
Sommige zzp'ers doen hun administratie het eerste jaar prima zelf, met een paar facturen per maand en een overzichtelijke boekhouding. Daar verandert vaak iets aan zodra:
- Je omzet en het aantal facturen toenemen, en het bijhouden meer tijd kost dan je erin wilt steken.
- Je twijfelt of je aftrekposten mist, of onzeker bent over wat wel en niet zakelijk is.
- Je een keer een naheffing of correctie van de Belastingdienst hebt gehad.
- Je liever tijd steekt in klanten en opdrachten dan in cijfers.
Een voorbeeld: een maand bij een gemiddelde zzp'er
Neem een zzp'er in de dienstverlening met zo'n 12 facturen per maand en 20 zakelijke uitgaven (software, reiskosten, kantoorbenodigdheden). Een boekhouder verwerkt die 32 posten, koppelt ze aan de juiste btw-categorie, en houdt bij hoeveel omzetbelasting er aan het eind van het kwartaal moet worden afgedragen. Dat werk kost een ervaren boekhouder een paar uur per maand, tegenover al snel 8 tot 10 uur als je het zelf uitzoekt, zeker als je nog moet uitvogelen welk btw-tarief waar geldt.
Veelgestelde vragen
Kan ik zonder boekhouder mijn eigen administratie doen? Ja, dat mag. De wet verplicht je niet tot een boekhouder, wel tot een juiste en controleerbare administratie. Of je dat zelf redt, hangt af van je tijd, het aantal transacties en hoe zeker je bent van de btw- en aftrekregels.
Wat kost een boekhouder voor een zzp'er? Dat verschilt sterk per pakket en aanbieder, van losse hulp bij de aangifte tot een vast maandbedrag voor de volledige administratie. Bekijk onze tarieven voor een concreet beeld.
Doet een boekhouder ook mijn facturen versturen naar klanten? Dat hoort meestal niet bij de standaardtaken, maar sommige boekhouders bieden het als aparte dienst aan. Vraag dit na bij de intake, zodat je weet wat wel en niet is inbegrepen.
Is een boekhouder verplicht als ik een bv heb? Niet wettelijk verplicht, maar bij een bv komen taken zoals loonadministratie en vennootschapsbelasting erbij, waardoor de meeste dga's dit uitbesteden.
Zo pakken wij het aan
Perrier, eigenaar van een bezorgbedrijf en klant van Sophy &Co., stapte via een kennis over van zijn vorige boekhouder. Voor hem woog vooral mee dat de vaste prijs beter paste bij het budget van een net gestart bedrijf, zonder dat hij inleverde op wat er werd gedaan.
Bij Sophy &Co. krijg je één vaste boekhouder die je administratie, btw-aangifte en jaarstukken verzorgt voor een vast bedrag per maand, maandelijks opzegbaar. Jij deelt je inkoop- en verkoopfacturen, wij zetten daar een kloppende boekhouding tegenover en denken mee over waar je nog kunt besparen. Zo hoef je zelf niet uit te zoeken wat er allemaal bij komt kijken: dat nemen wij van je over.
Meer weten?
Bekijk onze diensten en tarieven, lees hoe het werkt, of maak kennis met ons team. Wil je alvast weten hoe de btw-aangifte er in de praktijk uitziet? Lees ook btw-aangifte doen als zzp'er of mkb'er. Voor de wettelijke administratieplicht kun je terecht bij de Belastingdienst en de KVK.