Boekhoudsoftware vergelijken als zzp'er: dit zijn je opties

Zodra je als zzp'er begint met factureren, kom je vroeg of laat bij dezelfde vraag: welk pakket gebruik je om je administratie bij te houden? Er zijn tientallen Nederlandse aanbieders, allemaal met net iets andere pakketten, prijzen en functies. Boekhoudsoftware vergelijken als zzp'er hoeft niet ingewikkeld te zijn als je weet waar je op moet letten, en waar de grens ligt van wat software alleen voor je kan oplossen.

In het kort: populaire pakketten voor zzp'ers

Prijzen veranderen regelmatig en pakketten worden bijgewerkt, check dus altijd de actuele tarieven op de site van de aanbieder zelf voor je een keuze maakt.

Boekhoudsoftware vergelijken: waar let je op?

De functielijstjes van deze pakketten lijken sterk op elkaar: facturen sturen, btw-aangifte voorbereiden, bonnetjes scannen, koppelen met je zakelijke bankrekening. Het verschil zit vaak in details die pas merkbaar worden als je het pakket echt gebruikt:

• Aantal boekingen of transacties dat inbegrepen is. Bij sommige pakketten betaal je meer zodra je over een bepaald aantal banktransacties per maand gaat, ook al gebruik je verder dezelfde functies.
• Mate van automatisering. Sommige software herkent facturen en koppelt ze automatisch aan transacties, andere pakketten vragen meer handmatig werk.
• Btw-aangifte: voorbereiden of ook indienen. De meeste pakketten zetten je cijfers klaar voor aangifte, maar je dient hem zelf in bij de Belastingdienst.
• Koppeling met je bank en facturatiesysteem. Handig als je al met een specifieke bank of webshopplatform werkt, minder relevant als je nog moet kiezen.

Wat boekhoudsoftware niet voor je oplost

Het pakket zorgt dat je cijfers overzichtelijk staan, maar het beoordeelt ze niet. Of je de juiste btw-regeling toepast, welke aftrekposten voor jouw situatie gelden en of een investering fiscaal slim getimed is, dat blijft aan jou om uit te zoeken, of aan iemand die het voor je controleert. Voor een zzp'er die vooral eenvoudige facturen stuurt is dat prima te doen. Zodra je omzet groeit, je met meerdere btw-tarieven te maken krijgt of je overweegt om je eenmanszaak om te zetten naar een bv, wordt het verschil tussen software die cijfers verzamelt en iemand die ze ook controleert en meedenkt steeds groter.

Bij Perrier, eigenaar van een bezorgbedrijf, speelde dat mee: hij deed zijn boekhouding eerst zelf met software, maar stapte op aanraden van een relatie over naar een vaste boekhouder omdat dat beter bij het budget en de groei van zijn jonge bedrijf paste dan alles zelf blijven uitzoeken.

Software én een boekhouder: het hoeft geen keuze te zijn

Bij Sophy &Co. gebruiken we zelf ook slimme software achter de schermen, dat is precies waarom we voor ongeveer 60% van de prijs van een traditionele boekhouder full service kunnen bieden. Het verschil is dat jij die software niet zelf hoeft te bedienen: je deelt je inkoop- en verkoopfacturen met ons, en je vaste boekhouder verzorgt de rest, van administratie tot btw-aangifte. Voor zzp'ers die nu nog worstelen met welk pakket ze moeten kiezen, schelen we dat al die uitzoektijd, klanten noemen vaak tot 10 uur per maand die ze er niet meer aan kwijt zijn. Meer over hoe dat er in de praktijk uitziet lees je bij onze diensten, en wat een vaste boekhouder in dat geval kost zetten we op een rij in wat kost een boekhouder voor een zzper.

Veelgestelde vragen

Kan ik als zzp'er zonder boekhoudsoftware? Ja, sommige zzp'ers houden hun administratie nog bij in een spreadsheet. Dat werkt zolang je weinig facturen hebt, maar wordt al snel foutgevoelig en tijdrovend naarmate je omzet groeit.

Is gratis boekhoudsoftware voldoende voor een zzp'er? Voor een hele kleine omzet met weinig transacties kan een gratis instappakket volstaan. Zodra je meer facturen of banktransacties per maand hebt, loop je meestal tegen de grenzen van het gratis pakket aan.

Moet ik overstappen van software naar een boekhouder als mijn bedrijf groeit? Niet per se overstappen, wel iets om te overwegen. Bij meer omzet, personeel of complexere btw-situaties bespaart een boekhouder die meedenkt vaak meer tijd en stress dan het zelf blijven uitzoeken in software.

Kan een boekhouder ook werken met de software die ik al gebruik? Bij Sophy &Co. werken we met eigen systemen zodat je niet zelf software hoeft aan te schaffen of te beheren, neem contact op als je wil weten hoe een overstap er in jouw situatie uitziet.

Twijfel je nog of je als starter meteen een boekhouder nodig hebt of eerst zelf met software aan de slag gaat, onze fiscale checklist voor startende zzp'ers zet de belangrijkste stappen op een rij.

Voor de officiële eisen aan je administratie kun je terecht bij de Belastingdienst over administratieplicht, en meer over de basisverplichtingen als ondernemer vind je bij de KVK over administratie voeren.