Btw berekenen komt op twee momenten terug: bij het opstellen van een factuur, en bij het bepalen van wat je aan het einde van de periode aan de Belastingdienst moet afdragen. Dat zijn twee verschillende rekensommen, en juist die verwarring zorgt ervoor dat ondernemers de ene som met de andere door elkaar halen. Hieronder vind je beide, met de tarieven en een rekenvoorbeeld.
Btw-tarieven in Nederland: het overzicht
| Tarief | Geldt voor | Voorbeelden |
|---|---|---|
| 21% (hoog tarief) | De meeste producten en diensten | Advies, IT-diensten, de meeste webshopartikelen |
| 9% (laag tarief) | Eerste levensbehoeften en een aantal specifieke diensten | Voedingsmiddelen, boeken, kappersdiensten |
| 0% | Grensoverschrijdende handel binnen strikte voorwaarden | Export buiten de EU, bepaalde intracommunautaire leveringen |
| Vrijgesteld | Geen btw, ook geen recht op aftrek | Zorg door BIG-geregistreerden, onderwijs, de KOR |
Twijfel je welk tarief bij jouw product of dienst hoort? Dat is precies waar het vaak misgaat: het verschil tussen 21% en 9% is niet altijd logisch te raden, en een verkeerd tarief kom je later als correctie weer tegen.
Vrijgesteld is iets anders dan het 0%-tarief
Vrijgesteld van btw betekent dat je geen btw in rekening brengt aan je klant, zoals bij zorg door BIG-geregistreerde zorgverleners of onderwijs. Dat klinkt gunstig, maar heeft een keerzijde: je mag dan ook geen btw terugvragen over de kosten die je voor die vrijgestelde omzet maakt. Bij het 0%-tarief, zoals bij export buiten de EU, doe je wel degelijk gewoon aangifte en blijft het recht op aftrek van voorbelasting bestaan, alleen het tarief zelf is nul. Dat onderscheid is precies waarom een fysiotherapeut of docent vaak een andere voorbelasting-positie heeft dan een webshop die naar het buitenland exporteert.
De formule om btw te berekenen
Reken je van een bedrag exclusief btw naar inclusief, dan vermenigvuldig je met het tarief en tel je dat op bij het oorspronkelijke bedrag:
- Exclusief naar inclusief: bedrag × (1 + tarief). Bij 21% is dat bedrag × 1,21.
- Inclusief naar exclusief: bedrag ÷ (1 + tarief). Bij 21% is dat bedrag ÷ 1,21.
- Alleen het btw-bedrag: bij een bedrag inclusief btw is dat bedrag − (bedrag ÷ 1,21), oftewel bedrag × (21 ÷ 121).
Een rekenvoorbeeld met echte bedragen
Stel, je stuurt een factuur van €800 exclusief btw naar een Nederlandse klant, tegen het hoge tarief.
- Btw-bedrag: €800 × 21% = €168
- Totaalbedrag op de factuur (inclusief btw): €800 + €168 = €968
Krijg je in plaats daarvan een bedrag van €968 inclusief btw aangeleverd en wil je weten wat daarvan btw is? Dan reken je terug: €968 ÷ 1,21 = €800 exclusief btw, en het verschil, €168, is de btw.
Btw berekenen voor je aangifte is een andere som
Bij de aangifte gaat het niet om één factuur, maar om het verschil tussen twee totalen over de hele periode:
- De btw die je bij klanten in rekening hebt gebracht (de btw op je verkoopfacturen).
- De btw die je zelf aan andere ondernemers hebt betaald over zakelijke kosten, ook wel voorbelasting genoemd.
Is het eerste bedrag hoger, dan maak je het verschil over aan de Belastingdienst. Is het tweede bedrag hoger, bijvoorbeeld na een grote zakelijke investering, dan krijg je geld terug. Voorbelasting over het hoofd zien is een van de meest gemaakte fouten die we bij nieuwe klanten tegenkomen: btw die je had kunnen terugvragen over zakelijke kosten blijft dan onnodig liggen.
Gemengde btw: als niet alles onder hetzelfde tarief valt
Verkoop je op één factuur zowel iets tegen 21% als tegen 9%, bijvoorbeeld een webshop met zowel elektronica als voedingsmiddelen in het assortiment? Dan bereken je de btw per regel, tegen het tarief dat bij dat specifieke product hoort, en tel je de bedragen pas daarna op. Eén gemiddeld tarief over de hele factuur bestaat niet, ook niet als het makkelijker zou rekenen.
Een ander soort gemengde btw speelt op het niveau van je hele onderneming: heb je zowel vrijgestelde omzet (bijvoorbeeld zorg) als btw-belaste omzet (bijvoorbeeld losse verkoop van hulpmiddelen) binnen hetzelfde bedrijf? Dan mag je de voorbelasting op je algemene kosten niet volledig aftrekken, maar moet je die splitsen naar de verhouding tussen je belaste en vrijgestelde omzet. Dat is een van de lastigere onderdelen van de aangifte om zelf foutloos bij te houden, en precies waar het handmatig vaak misgaat.
Veelgestelde vragen
Moet ik altijd btw berekenen, ook als ik weinig omzet maak? Ja, zolang je een geldig btw-nummer hebt en niet onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt. Ook bij een rustige periode doe je een nihilaangifte als er niets te melden is.
Wat als ik per ongeluk het verkeerde tarief heb berekend? Je corrigeert dit in een volgende aangifte of, bij een groter bedrag, via een aparte suppletieaangifte. Hoe eerder je het opmerkt, hoe kleiner meestal de schade.
Reken ik btw over de hele factuur, ook over verzendkosten of korting? Verzendkosten vallen onder hetzelfde tarief als het product dat je verstuurt. Een korting trek je eerst van het bedrag af, en pas daarna bereken je de btw over wat er overblijft.
Btw-berekening niet meer zelf hoeven doen
Bij Sophy &Co. hoef je dit niet zelf bij te houden. Deel je inkoop- en verkoopfacturen met ons en wij zorgen dat elk tarief klopt, van de factuur tot de uiteindelijke aangifte. Onze klanten besparen daarmee gemiddeld tot 10 uur per maand aan administratie, voor een vast bedrag per maand en zonder verrassingen achteraf.
Twijfel je of de kleineondernemersregeling voor jou interessant is, waardoor je helemaal geen btw hoeft te berekenen? Check dat met onze KOR-checker. Meer weten over de aangifte zelf? Lees btw-aangifte doen als zzp'er of mkb'er.
Benieuwd wat Sophy &Co. voor jouw onderneming kan betekenen? Bekijk onze diensten en tarieven, of neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Meer weten over de officiële tarieven? Kijk op de website van de Belastingdienst of de Kamer van Koophandel.