Als paramedisch behandelaar, of je nu fysiotherapeut, oefentherapeut of ergotherapeut bent, werk je waarschijnlijk al met een praktijksysteem zoals Intramed of EasyPractice voor je dossiers en declaraties. Maar welke boekhoudsoftware daar goed op aansluit, is een andere vraag, en een verkeerde keuze kost je later veel handwerk. Hieronder lees je waar je op moet letten, en waarom een paramedische praktijk andere eisen stelt dan een gewone zzp-boekhouding.
Praktijksysteem of boekhoudsoftware: wat is het verschil?
Veel zoekopdrachten naar een administratieprogramma voor fysiotherapie gaan eigenlijk over twee verschillende dingen. Een praktijksysteem regelt je agenda, cliëntdossiers en declaraties bij zorgverzekeraars. Boekhoudsoftware verwerkt je facturen, banktransacties, btw-aangifte en jaarstukken. Je hebt in de praktijk allebei nodig, en het draait erom dat de omzet uit je praktijksysteem zonder gedoe in je boekhouding terechtkomt.
Waarom paramedische praktijken andere eisen stellen
Het grootste verschil met een gewone zzp-boekhouding zit in de btw. Behandelingen door paramedische beroepen als fysiotherapeut, oefentherapeut en ergotherapeut zijn in de regel vrijgesteld van btw, mits je aan de kwalificatie-eisen voldoet. Niet elke dienst valt daaronder: denk aan bepaalde cursussen, coaching of de verkoop van producten. Boekhoudsoftware die geen onderscheid kan maken tussen vrijgestelde en belaste omzet, dwingt je om dit handmatig te blijven bijhouden, precies het werk dat je wilt automatiseren.
| Soort omzet | Btw-behandeling |
|---|---|
| Behandelingen in je praktijk | In de regel vrijgesteld |
| Verkoop van hulpmiddelen of producten | Meestal belast met btw |
| Preventieprogramma's, cursussen of coaching | Hangt af van de aard van de dienst, vaak belast |
Heb je veel vrijgestelde omzet, dan kun je de btw op je inkoop en praktijkkosten in principe niet (volledig) terugvragen. Bij gemengde omzet geldt dat voor het vrijgestelde deel, naar rato. Twijfel je over een dienst, kijk dan op de pagina van de Belastingdienst over de medische vrijstelling of laat ons meekijken.
Waar let je op bij boekhoudsoftware voor je praktijk?
- Koppeling met je praktijksysteem. Declaraties, no-show kosten en eigen bijdragen moeten automatisch doorstromen naar je boekhouding, zonder dat je bedragen dubbel invoert. Dat voorkomt niet alleen tikwerk, maar ook fouten die pas bij je jaarrekening aan het licht komen.
- Gescheiden omzetstromen. Goede software labelt vrijgestelde en belaste omzet apart, zodat je btw-aangifte klopt zonder dat je achteraf per factuur moet uitzoeken wat waar hoort.
- Bankkoppeling en bonnetjes. Huur van je praktijkruimte, behandelmateriaal, bij- en nascholing: het scheelt als je ze via de app kunt fotograferen en laten matchen met je banktransacties, in plaats van bonnetjes te verzamelen voor de kwartaalaangifte.
- Aangiftes en jaarstukken. Software verwerkt cijfers, maar iemand moet je btw-aangifte, jaarstukken en inkomstenbelasting ook daadwerkelijk indienen en controleren.
Wat kost boekhouden voor een paramedische praktijk?
Bij Sophy &Co. werk je met een vast bedrag per maand: Essential vanaf €49, Growth vanaf €99 en Prime vanaf €129 (excl. btw). Je aangifte inkomstenbelasting zit erbij inbegrepen, zolang die overzichtelijk is, en bellen of mailen kost nooit extra. Meer over wat gangbaar is lees je in ons artikel over wat een boekhouder kost voor een zzp'er.
Veelgestelde vragen
Welke boekhoudsoftware past bij een fysiotherapiepraktijk? Een oplossing die vrijgestelde en belaste omzet kan scheiden, omzet uit je praktijksysteem kan verwerken en je btw-aangifte voor je klaarzet. Bij Sophy &Co. werkt dit via ons eigen platform, je hoeft zelf geen software te kiezen of in te richten.
Is Intramed hetzelfde als boekhoudsoftware? Nee. Een praktijksysteem als Intramed regelt agenda, dossiers en declaraties. Je boekhouding, btw-aangifte en jaarstukken vragen om aparte boekhoudsoftware of een boekhouder die dat voor je doet.
Moet ik als oefentherapeut of ergotherapeut btw rekenen over mijn behandelingen? In de regel niet, behandelingen door paramedische beroepen zijn vrijgesteld van btw als je aan de kwalificatie-eisen voldoet. Voor producten en sommige andere diensten kan wel btw verschuldigd zijn.
Mag ik btw op mijn praktijkkosten terugvragen? Voor vrijgestelde omzet in principe niet. Heb je ook belaste omzet, dan mag je de btw op kosten voor dat deel naar rato terugvragen. Goede boekhouding houdt die verdeling voor je bij.
Zo houden wij dit voor je bij
Bij Sophy &Co. koppelen we je praktijksysteem waar mogelijk direct aan je boekhouding en houden we vrijgestelde en belaste omzet gescheiden, zodat je btw-aangifte altijd klopt. Deel je inkoop- en verkoopfacturen met ons, meer hoef je niet te doen, wij houden de rest in de gaten.
Jij onderneemt, wij doen je cijfers. Voor een vast bedrag per maand, maandelijks opzegbaar.
Meer weten?
Bekijk onze boekhouding voor zorg en wellness, lees ons artikel boekhouding voor zzp fysiotherapeuten of bekijk onze tarieven. Twijfel je over jouw situatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.