Een factuur sturen lijkt simpel: bedrag erop, versturen, klaar. Toch is freelancer factureren zonder de wettelijk verplichte gegevens ongeldig voor de Belastingdienst, ook al heeft je klant de factuur al betaald. Vooral creatieve zzp'ers die net starten met fotografie, vormgeving of tekstwerk lopen hier als eerste tegenaan, meestal pas als een klant of de boekhouding er vragen over stelt.
Freelancer factureren: wat moet er verplicht op staan?
| Gegeven | Verplicht? |
|---|---|
| Je volledige naam en adres | Ja |
| Je KVK-nummer | Ja |
| Je btw-identificatienummer | Ja (tenzij je de kleineondernemersregeling voert en vrijgesteld bent) |
| Naam en adres van je klant | Ja |
| Een doorlopend factuurnummer | Ja |
| Factuurdatum | Ja |
| Omschrijving van de geleverde dienst | Ja |
| Bedrag exclusief btw, btw-tarief en btw-bedrag | Ja |
| Totaalbedrag inclusief btw | Ja |
Mist een van deze gegevens, dan is de factuur formeel niet geldig. Voor je klant kan dat betekenen dat de btw niet aftrekbaar is, en voor jou dat de Belastingdienst bij een controle vragen stelt over je omzet.
Btw op de factuur: drie situaties
Hoe je de btw op een factuur verwerkt, hangt af van wie je klant is en waar die zit:
- Nederlandse particuliere of zakelijke klant: je rekent gewoon het geldende btw-tarief (meestal 21%, soms 9%) en zet dat apart op de factuur.
- Zakelijke klant in een ander EU-land: je verlegt de btw naar je klant. Je factureert dan 0% btw met de vermelding "btw verlegd" en geeft de omzet apart op via de ICP-aangifte.
- Klant buiten de EU: hier geldt meestal geen Nederlandse btw, maar de regels verschillen per land en type dienst, dus check dit per opdracht voordat je een tarief kiest.
Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR), dan vervalt de btw-vermelding grotendeels, maar moet je wel expliciet "vrijgesteld van btw op grond van de KOR" op de factuur zetten.
Een rekenvoorbeeld
Stel, je bent grafisch ontwerper en factureert een Nederlandse klant €1.500 voor een huisstijlproject:
| Omschrijving | Bedrag |
|---|---|
| Huisstijlontwerp (excl. btw) | €1.500,00 |
| Btw 21% | €315,00 |
| Totaal te betalen | €1.815,00 |
Werkt dezelfde opdrachtgever vanuit Duitsland als bedrijf met een geldig btw-nummer, dan factureer je €1.500,00 met "btw verlegd naar ontvanger" en geen btw-bedrag erbij.
Betaaltermijn en herinneringen
Zet altijd een betaaltermijn op je factuur, standaard 14 of 30 dagen. Dit is geen wettelijke verplichting voor zzp'ers onderling, maar zonder expliciete termijn kun je een klant lastig aanspreken op te laat betalen. Loopt een factuur toch uit, dan is het zinvol om op een vast moment een herinnering te sturen in plaats van af te wachten, meer daarover lees je in ons artikel over laattijdige betalers.
Veelgestelde vragen
Moet ik een factuurnummer elk jaar opnieuw bij 1 beginnen? Nee, als je doorlopend nummert hoeft dat niet per jaar opnieuw, zolang de reeks maar logisch en ononderbroken is. Begin je toch opnieuw per jaar, zet dan het jaartal in het nummer zodat de reeks uniek blijft, bijvoorbeeld 2026-001.
Kan ik factureren zonder KVK-nummer? Nee, zodra je als zzp'er facturen stuurt, ben je ondernemer voor de Belastingdienst en moet je ingeschreven staan bij de KVK. Een factuur zonder KVK-nummer voldoet niet aan de eisen.
Wat als een klant om een proforma-factuur vraagt? Een proforma-factuur is geen officiële factuur, maar een voorlopig overzicht zonder juridische waarde, bijvoorbeeld om een opdracht vooraf goed te keuren. Stuur daarna altijd nog een echte factuur met alle verplichte gegevens.
Zo houden wij dit voor je bij
Bij Sophy &Co. zorgen we dat je facturen kloppen, op tijd de juiste btw-behandeling krijgen en netjes in je administratie terechtkomen, ook als je met klanten in meerdere landen werkt. Deel je inkoop- en verkoopfacturen met ons, meer hoef je niet te doen.
Jij onderneemt, wij doen je cijfers. Voor een vast bedrag per maand, maandelijks opzegbaar.
Meer weten?
Bekijk onze boekhouding voor creatieve ondernemers, onze diensten of onze tarieven. Twijfel je over jouw situatie? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Meer weten over de officiële regels? Kijk op de website van de Belastingdienst of raadpleeg de Kamer van Koophandel voor meer ondernemersinformatie.