Een nieuwe laptop, een extra beeldscherm, een softwarelicentie: als zzp'er in de IT geef je regelmatig geld uit aan spullen die je werk mogelijk maken. De vraag die daarna komt is minder vanzelfsprekend dan hij lijkt: trek je dat bedrag in één keer af, of moet je het uitsmeren over meerdere jaren?
De grens: €450
Kost je aankoop minder dan €450 (excl. btw), dan mag je het bedrag meestal in één keer aftrekken als zakelijke kosten. Kost het €450 of meer, dan geldt het als bedrijfsmiddel en ben je in principe verplicht om af te schrijven: het bedrag verspreid aftrekken over de jaren dat je het gebruikt, niet in één keer.
Een goedkope muis of een externe harde schijf van €120 val je dus direct onder de kosten. Een nieuwe laptop van €1.200 niet.
Hoe afschrijven in de praktijk werkt
Afschrijven betekent: je verdeelt de aanschafwaarde over de verwachte gebruiksduur, en trekt elk jaar een deel af. Een rekenvoorbeeld maakt dit concreet.
Stel, je koopt een laptop voor €1.200 (excl. btw), en je verwacht er 3 jaar mee te werken zonder restwaarde aan het einde. Dan schrijf je jaarlijks €400 af (€1.200 gedeeld door 3 jaar). Dat bedrag trek je elk jaar af van je winst, niet het volledige aankoopbedrag in het jaar van aanschaf.
Gebruik je de laptop ook privé, dan corrigeer je voor dat deel. Bij 20% privégebruik trek je nog maar 80% van dat jaarlijkse bedrag af, in dit voorbeeld €320 in plaats van €400.
Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA)
Investeer je in een kalenderjaar in totaal meer dan €2.900 in bedrijfsmiddelen (denk aan meerdere aanschaffingen samen: laptop, monitor, bureau, licenties boven de drempel), dan kom je mogelijk in aanmerking voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Dit is een extra aftrekpost bovenop de gewone afschrijving. In 2026 bedraagt de KIA 28% van het investeringsbedrag in de eerste schijf, tot een investeringstotaal van €398.236. Dit is dus geld dat je makkelijk laat liggen als je alleen aan afschrijven denkt en de KIA niet apart aanvraagt.
Software: koop of abonnement maakt verschil
Bij software ligt het net iets anders dan bij fysieke apparatuur:
- Een eenmalige licentie boven €450 behandel je hetzelfde als hardware: als bedrijfsmiddel, dus afschrijven over de verwachte gebruiksduur.
- Een maandelijks of jaarlijks abonnement (de meeste moderne SaaS-tools, denk aan een IDE-licentie, cloudopslag of een designtool) is geen bedrijfsmiddel dat je bezit, maar een lopende kostenpost. Die trek je gewoon af in het jaar dat je betaalt, ongeacht het bedrag.
Voor de meeste IT-zzp'ers is dat tweede scenario inmiddels de norm: abonnementen in plaats van eenmalige aankopen, en dus meestal directe aftrek zonder gedoe met afschrijvingsschema's.
En de btw?
Ben je btw-plichtig, dan kun je de btw over zakelijke software en hardware terugvragen als voorbelasting, ook als de aankoop zelf moet worden afgeschreven. Afschrijving gaat over de inkomstenbelasting, btw-aftrek loopt daar los van en volgt gewoon je reguliere btw-aangifte. Maak je gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR, btw-vrijstelling), dan vervalt dat recht op btw-aftrek, dat is een van de afwegingen die meespelen bij de keuze voor of tegen de KOR.
Veelgestelde vragen
Ik werkte al als zzp'er voordat ik zelfstandig IT-werk deed en had de laptop al. Mag ik die alsnog aftrekken? Ja, dat kan via de zogeheten inbreng: je waardeert de laptop op het moment dat je hem zakelijk gaat gebruiken tegen de dan geldende waarde, en schrijft vanaf dat moment verder af over die waarde.
Moet ik voor elk klein onderdeel apart een afschrijvingsschema bijhouden? Nee. Alleen aanschaffingen van €450 of meer vallen onder de afschrijvingsplicht. Kleinere kosten, zoals kabels, een toetsenbord of een softwareabonnement, boek je gewoon als directe kosten.
Wat als ik een bedrijfsmiddel eerder vervang dan gepland? Verkoop of vervang je iets voordat het volledig is afgeschreven, dan verwerk je het verschil tussen de boekwaarde en de verkoopprijs (of restwaarde) in je resultaat van dat jaar.
Zo pakken wij dit voor je aan
Uitzoeken wat wel en niet direct aftrekbaar is, en wat een correcte afschrijving oplevert, is precies het soort werk waar je als IT-zzp'er geen tijd voor wilt verliezen. Bij Sophy &Co. verwerken we je aankopen, passen we de juiste afschrijvingstermijnen toe en checken we automatisch of de KIA voor jou van toepassing is. Deel je facturen met ons, de rest regelen wij.
Jij onderneemt, wij doen je cijfers. Voor een vast bedrag per maand, maandelijks opzegbaar.
Meer weten?
Twijfel je of een aankoop direct aftrekbaar is of moet worden afgeschreven? Bekijk onze boekhouding voor IT en softwareprofessionals, lees hoe de Wet DBA je situatie als IT-zzp'er raakt, of bekijk onze tarieven. Vragen over jouw specifieke aankoop? Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.
Meer weten over de officiële regels? Kijk op de pagina's van de Belastingdienst over investeren in bedrijfsmiddelen of raadpleeg de Kamer van Koophandel voor meer ondernemersinformatie.