Net je KVK-inschrijving geregeld en je vraagt je af of je nu zelf een btw-nummer moet aanvragen, of dat dat gewoon vanzelf gebeurt? Voor de meeste zzp'ers en bv's regelt de Belastingdienst het automatisch zodra de KVK je gegevens doorgeeft. Alleen in een paar specifieke situaties, zoals wanneer je als buitenlandse ondernemer geen Nederlandse KVK-inschrijving hebt, moet je het zelf apart aanvragen.
Btw-nummer aanvragen: automatisch, apart, of geen van beide?
| Situatie | Wat gebeurt er? |
|---|---|
| Eenmanszaak inschrijven bij de KVK | Automatisch: je krijgt een btw-id (voor facturen) en een omzetbelastingnummer (voor eigen gebruik), meestal binnen 2 weken |
| Bv oprichten en inschrijven bij de KVK | Automatisch: één nummer voor beide doeleinden, ook meestal binnen 2 weken |
| Buitenlandse ondernemer zonder KVK-inschrijving | Zelf aanvragen bij de Belastingdienst met het formulier "Aanmelding Onderneming buitenland" |
| Werk in een vrijgestelde sector (zoals zorg of onderwijs) | Ook automatisch een btw-nummer, maar je rekent geen btw en doet geen btw-aangifte |
Starten via de KVK: dit gaat vanzelf
Schrijf je je eenmanszaak of bv in bij de KVK, dan geeft de KVK die inschrijving automatisch door aan de Belastingdienst. Die beoordeelt of je ondernemer bent voor de btw en kent je dan je nummer toe, in de praktijk meestal binnen 2 weken na de inschrijving. Je hoeft daar zelf niets voor te doen of apart aan te vragen.
Je vindt je nummer terug door in te loggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk (met DigiD of eHerkenning) en daar naar "Btw" te gaan. Heb je na een paar weken nog niets gehoord, dan is het raadzaam om zelf contact met de Belastingdienst op te nemen in plaats van te wachten: een vertraging in de doorgifte tussen KVK en Belastingdienst komt voor en lost zichzelf niet altijd vanzelf op.
Btw-id en omzetbelastingnummer: twee nummers, niet één
Ben je eenmanszaak, dan krijg je sinds 1 januari 2020 niet één maar twee nummers, en dat is bewust zo ingericht. Het oude btw-nummer was namelijk opgebouwd uit je BSN, wat betekende dat je BSN feitelijk op elke factuur stond die je verstuurde. Dat is nu gesplitst:
- Je btw-identificatienummer (btw-id) gebruik je naar buiten toe: op facturen, op je website en in contact met klanten. Dit nummer bevat geen BSN.
- Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst zelf en op je btw-aangifte. Dit nummer is nog wel aan je BSN gekoppeld en hoort dus nooit op een factuur of je website te staan.
Heb je een bv, dan speelt dit onderscheid niet: een bv heeft geen BSN maar een RSIN, dus daar is één nummer voor beide doeleinden voldoende en is er nooit een privacyrisico geweest.
Geen KVK-inschrijving? Zo regel je het als buitenlandse ondernemer
Lever je als buitenlandse ondernemer goederen of diensten aan Nederlandse klanten zonder dat je in het Nederlandse Handelsregister staat, dan loopt de automatische koppeling via de KVK niet. In dat geval vraag je het nummer zelf aan bij de Belastingdienst met het formulier "Aanmelding Onderneming buitenland", bedoeld voor btw, vennootschapsbelasting of loonheffingen. Niet-EU-ondernemers die alleen Nederlandse btw willen terugvragen of die het éénloketsysteem (OSS) willen gebruiken, krijgen via diezelfde route een Nederlands registratienummer. Verkoop je vanuit het buitenland aan Nederlandse consumenten via een webshop, dan is het de moeite waard om ook te checken of de OSS-regeling voor jou geldt, dat loopt namelijk via een net iets andere route dan een gewoon Nederlands btw-nummer.
Sinds januari 2024 kun je als buitenlands bedrijf zonder KVK-inschrijving ook met eHerkenning inloggen op Mijn Belastingdienst Zakelijk, wat die aanvraag en alles daarna aanzienlijk makkelijker maakt dan in de jaren daarvoor.
Een voorbeeld: van KVK-inschrijving tot btw-nummer op de deurmat
Stel: je schrijft je op 3 maart in bij de KVK als fotograaf met een eenmanszaak. Rond 17 maart valt de brief van de Belastingdienst op de mat, met daarin je btw-id en je omzetbelastingnummer. In de tussentijd heb je al twee opdrachten gefactureerd. Omdat je btw-plicht met terugwerkende kracht geldt vanaf je KVK-inschrijvingsdatum, hoef je dat niet over te doen: in de praktijk zet je op zo'n factuur even "btw-nummer in aanvraag" en stuur je zodra het nummer binnen is een correcte versie na, of je wacht de twee weken gewoon even af met factureren als je planning dat toelaat. Twijfel je over wat in jouw situatie handiger is, dan denken we daar graag even in mee.
Veelgestelde vragen
Is mijn btw-nummer hetzelfde als mijn KVK-nummer? Nee, het zijn twee verschillende nummers uit twee verschillende systemen. Je KVK-nummer krijg je van de Kamer van Koophandel bij inschrijving in het Handelsregister, je btw-nummer (of btw-id) krijg je van de Belastingdienst voor de omzetbelasting. Beide staan vaak wel samen op je facturen, maar ze zijn niet uitwisselbaar.
Ik werk in een vrijgestelde sector, zoals de zorg. Krijg ik dan toch een btw-nummer? Ja. Ook bij een vrijstelling ken je de Belastingdienst gewoon een btw-nummer toe, alleen reken je geen btw aan je klanten en doe je geen btw-aangifte zolang de vrijstelling van toepassing blijft op je werk.
Ik ben al een tijd zzp'er maar weet mijn nummer niet meer. Waar vind ik het terug? Log in op Mijn Belastingdienst Zakelijk met je DigiD of eHerkenning en ga naar het onderdeel "Btw". Daar staat je btw-identificatienummer, en via je oude aangiftes of correspondentie kun je ook je omzetbelastingnummer terugvinden.
Moet ik apart een btw-nummer aanvragen voor de kleineondernemersregeling (KOR)? Nee, en het kan ook niet omgekeerd: je vraagt de KOR pas aan als je al een btw-nummer hebt. De KOR is een vrijstelling die je daarna apart aanvraagt als je jaaromzet onder de €20.000 blijft, niet een vervanger van het nummer zelf.
Net gestart, of binnenkort aan de beurt?
Bij Sophy &Co. hoef je niet zelf uit te zoeken welk nummer waar moet staan, of bij te houden of de Belastingdienst je inschrijving al heeft verwerkt. Deel je inkoop- en verkoopfacturen met ons en wij houden in de gaten dat alles klopt, voor een vast bedrag per maand, maandelijks opzegbaar.
Benieuwd wat we voor jouw onderneming kunnen betekenen? Bekijk onze diensten en tarieven, lees hoe het werkt, of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Nog maar net gestart? Lees ook onze stap-voor-stap gids voor KVK-inschrijving en hoe je straks je eerste btw-aangifte doet.
Meer weten over de officiële regels? Kijk op de website van de Kamer van Koophandel voor een uitleg over het btw-nummer, raadpleeg de folder van de Belastingdienst over het btw-identificatienummer voor buitenlandse ondernemers, of controleer een btw-nummer van een EU-ondernemer via het Europese VIES-systeem.