Je schoenendoos met bonnetjes van drie jaar geleden, mag die eindelijk weg? De bewaarplicht administratie bepaalt hoe lang je als zzp'er of mkb'er bonnen en andere stukken achter de hand moet houden voor de Belastingdienst, en dat is langer dan de meeste mensen denken. Hieronder de termijnen, wat er precies onder valt en wat er gebeurt als je iets kwijt bent.
De bewaartermijnen in het kort
| Type gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Basisadministratie (facturen, bonnen, bankafschriften, grootboek) | 7 jaar |
| Gegevens over onroerend goed (aankoop, verbouwing, huur van bedrijfspand) | 10 jaar |
| Loonadministratie (bij personeel) | 7 jaar |
| Contracten en polissen die nog lopen | Zolang ze geldig zijn, plus 7 jaar daarna |
De 7 jaar is de hoofdregel uit de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Onroerend goed krijgt een langere termijn omdat de btw-herzieningsperiode daarop 10 jaar loopt.
Wat valt er precies onder je administratie?
Alles wat de Belastingdienst nodig zou kunnen hebben om je aangiftes te controleren, telt mee. In de praktijk gaat het om:
- Inkoop- en verkoopfacturen
- Bank- en kasafschriften
- Contracten en overeenkomsten met klanten of leveranciers
- Loonadministratie, als je personeel hebt
- Het grootboek en je debiteuren- en crediteurenadministratie
- Correspondentie die relevant is voor je financiën, zoals offertes die tot een factuur hebben geleid
Kleine bonnetjes voor bijvoorbeeld parkeren of een broodje onderweg vallen hier ook onder, ook al voelt het overdreven om die zeven jaar te bewaren. Zonder bonnetje geen bewijs, en zonder bewijs schrapt de Belastingdienst bij een controle al snel de aftrekpost.
Mag je bonnetjes digitaal bewaren?
Ja. Je hoeft geen fysieke schoenendoos met papier te bewaren: scannen of fotograferen mag, zolang de digitale versie net zo goed leesbaar en controleerbaar is als het origineel en je die binnen redelijke termijn kunt terugvinden als de Belastingdienst erom vraagt. De meeste boekhoudsoftware en -apps zijn hier tegenwoordig op ingericht, waardoor het papieren bonnetje na het scannen gewoon de vuilnisbak in kan.
Wat als je een bon kwijt bent?
Een enkele keer een bonnetje kwijt zijn is niet meteen een ramp, zeker niet bij een klein bedrag. Bij een controle telt vooral of je administratie in zijn geheel kloppend en aannemelijk is. Structureel bonnetjes missen is een ander verhaal: dan kan de Belastingdienst de bijbehorende aftrekposten schrappen, en bij herhaling zelfs een boete opleggen omdat je niet aan de administratieplicht voldoet.
Veelgestelde vragen
Moet ik ook bankafschriften bewaren, of is mijn boekhoudpakket genoeg? Beide. Je boekhoudpakket toont het overzicht, maar de Belastingdienst kan om de onderliggende bankafschriften vragen als bewijs. Bewaar ze dus apart, of zorg dat je boekhoudpakket ze automatisch opslaat.
Telt een digitale factuur of pdf-bon ook mee? Ja, een digitaal ontvangen factuur of bon is net zo geldig als een papieren versie, zolang je hem bewaart en op verzoek kunt tonen.
Moet ik alles precies 7 jaar bewaren, of mag het ook langer? De 7 jaar is een minimum, geen maximum. Langer bewaren mag altijd en is soms verstandig, bijvoorbeeld bij een lopend geschil met de Belastingdienst of een langlopend contract.
Verandert de bewaartermijn als ik van eenmanszaak naar bv overstap? Nee, de administratie van je eenmanszaak blijft onder dezelfde bewaarplicht vallen, ook na de omzetting. Je moet die stukken dus los blijven bewaren, ook al loopt de bv daarna verder.
Zo pakken wij dit voor je aan
Deel je inkoop- en verkoopfacturen met ons, meer hoef je niet te doen. Wij zetten je bonnen en facturen digitaal en overzichtelijk weg, zodat je bij een controle nooit hoeft te graven in een oude schoenendoos of een verdwaalde e-mail. Full service voor een vast bedrag per maand, maandelijks opzegbaar.
Meer weten?
Bekijk onze diensten en tarieven, lees hoe het werkt, of neem contact op. Benieuwd wat een boekhouder verder allemaal van je overneemt? Lees ook wat een boekhouder precies doet.
Voor de officiële regels kun je terecht bij de Belastingdienst over de administratieplicht en de KVK over bewaarplicht.