Je eerste klant is binnen, het werk is gedaan, en nu moet er een factuur de deur uit. Een voorbeeld factuur voor zzp'ers is overal online te vinden, maar de meeste sjablonen laten weg welke gegevens de Belastingdienst daadwerkelijk verplicht stelt, en wat er misgaat als je er eentje vergeet.
Wat moet er verplicht op je factuur staan?
| Verplicht gegeven | Wat het inhoudt |
|---|---|
| Jouw naam en adres | Volledige (bedrijfs)naam en adres, geen postbus als enig adres |
| Je KvK-nummer | Als je bij de KvK staat ingeschreven |
| Je btw-identificatienummer | Niet hetzelfde als je eventuele btw-nummer voor de aangifte |
| Naam en adres van je klant | Volledig, zeker bij zakelijke klanten |
| Een uniek, doorlopend factuurnummer | Elk nummer mag maar één keer voorkomen |
| De factuurdatum | De datum waarop je de factuur uitreikt |
| De leverdatum | Alleen nodig als die afwijkt van de factuurdatum |
| Omschrijving en aantal | Welke goederen of diensten, en hoeveel |
| Bedrag exclusief btw | Per tarief, als je meerdere tarieven combineert |
| Btw-tarief en btw-bedrag | 21%, 9% of 0%, met het bijbehorende bedrag |
| Totaalbedrag inclusief btw | De som die je klant daadwerkelijk moet betalen |
Een voorbeeldfactuur voor zzp'ers
Een factuur van een zzp'er die een webdesignklus heeft afgerond, ziet er in de basis zo uit:
Factuur 2026-014 Factuurdatum: 14 maart 2026
Jouw Naam / Bedrijfsnaam Leverdatum: 10 maart 2026
Straatnaam 12, 3011 AB Rotterdam
KvK: 12345678
Btw-id: NL123456789B01
Aan: Klant B.V.
Keizersgracht 100, 1015 CV Amsterdam
Omschrijving Aantal Prijs excl. btw Btw 21% Totaal
Webdesign nieuwe website 1 € 850,00 € 178,50 € 1.028,50
Totaal excl. btw: € 850,00
Btw 21%: € 178,50
Totaal incl. btw: € 1.028,50
Betaling binnen 14 dagen op NL00 BANK 0123 4567 89
Elk van de elementen hierboven komt rechtstreeks uit de tabel verderop in dit artikel: je eigen gegevens, die van je klant, een uniek factuurnummer, de twee datums, een duidelijke omschrijving, en het bedrag zowel voor als na btw.
Btw op je factuur: tarief, verlegd of vrijgesteld
Bij de meeste zzp-diensten reken je 21% btw, met 9% voor een beperkte groep goederen en diensten en 0% voor onder meer leveringen binnen de EU (waarbij ook het btw-nummer van je klant op de factuur moet staan). Reken je de btw zelf uit, laat dan altijd het tarief en het bedrag per tarief apart zien, niet alleen het totaal.
Twee situaties waarin de factuur er anders uitziet dan hierboven:
- Btw verlegd. Werk je voor een ondernemer waarbij de btw naar de afnemer verschuift, dan zet je geen btw-bedrag op de factuur maar de tekst "btw verlegd", samen met het btw-nummer van je klant. Twijfel je of dit voor jouw opdracht geldt, dan rekenen we dat graag even met je na.
- Kleineondernemersregeling (KOR). Doe je mee aan de KOR, dan breng je geen btw in rekening. Op je factuur staat dan geen btw-tarief en geen btw-bedrag, wel de vermelding dat je bent vrijgesteld op grond van de KOR.
Kleine factuur: minder eisen onder de €100
Voor bedragen tot en met €100 inclusief btw, denk aan een eenmalige kleine dienst of een los product, mag je volstaan met een vereenvoudigde factuur: minder strenge eisen aan de inhoud, maar de btw moet er nog altijd duidelijk op staan. Voor alles daarboven geldt gewoon de volledige lijst uit de tabel.
Wat als je factuur niet voldoet?
Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan kan de Belastingdienst de factuur weigeren als bewijsstuk voor de btw, bij jou én bij je klant. Je klant kan de btw dan niet als voorbelasting verrekenen, wat in de praktijk vaak betekent dat je een creditfactuur stuurt en een gecorrigeerde versie opnieuw uitreikt. Vooral een ontbrekend btw-identificatienummer of een dubbel factuurnummer zijn fouten die we bij klanten geregeld tegenkomen zodra ze zelf, zonder boekhouder, zijn gaan factureren.
Hoe lang moet je je facturen bewaren?
Verzonden en ontvangen facturen horen bij je administratie, en die bewaar je net als de rest ervan minimaal zeven jaar. De precieze regels, inclusief een paar uitzonderingen, staan in ons artikel over de bewaarplicht voor je administratie.
Veelgestelde vragen
Moet er een betalingstermijn op mijn factuur staan? Wettelijk verplicht is het niet, maar het voorkomt discussie achteraf. Zonder afgesproken termijn geldt automatisch een redelijke termijn, en een heldere datum op de factuur zelf maakt het makkelijker om tijdig te signaleren wie te laat betaalt.
Mag ik een verstuurde factuur achteraf corrigeren? Ja, met een creditfactuur die de oorspronkelijke factuur (deels) ongedaan maakt, gevolgd door een nieuwe, correcte factuur. Je verwijdert of overschrijft een verstuurde factuur nooit zomaar, dat tast je administratie aan.
Heb ik als startende zzp'er al een KvK-nummer nodig voor mijn eerste factuur? Ja, zet pas een factuur op naam van je onderneming zodra je bij de KvK staat ingeschreven en je btw-identificatienummer hebt ontvangen.
Factureren is routine, totdat het dat niet is
Zodra je eenmaal een vast sjabloon hebt, kost een correcte factuur weinig moeite, tot er een keer een klant lastig doet over een ontbrekend gegeven, of een factuur gewoon blijft liggen. Bij Sophy &Co. hoef je zelf niet bij te houden of elke factuur aan alle eisen voldoet: deel je inkoop- en verkoopfacturen met ons, meer hoef je niet te doen, en wij zorgen dat de rest klopt.
Benieuwd wat we voor jouw onderneming kunnen betekenen? Bekijk onze diensten en tarieven, of neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek. Loopt een klant structureel achter met betalen, dan helpt onze gids over debiteurenbeheer als zzp'er je verder.
Meer weten over de officiële eisen? Kijk op de pagina van de Belastingdienst over verplichte gegevens op uw factuur, of bij de Kamer van Koophandel over het maken van een factuur.